ÖRAG Österreichische Realitäten AG

Was unser Kunde ändern wollte

Langwierige Berichterstellung und erschwerte Zuordnung von Fotos

Österreichweit verwaltet die ÖRAG weit über 1.000 Immobilien. Seit Einführung der ÖNORM B 1300 wird für jede dieser Immobilien einmal jährlich eine zusätzliche Begehung durchgeführt. Der Zeitaufwand, den manuelle Checklisten nach sich ziehen, ist enorm. „Wir kennen das von anderen Begehungen, wo jedes Mal erst im Nachhinein Fotos von Mängeln dem richtigen Bericht zugeordnet werden müssen. Bei einer Begehung von 200 Wohnungen und 6 Stiegen war es beispielsweise nur noch schwer nachvollziehbar, in welchem Objekt welche Aufnahmen gemacht wurden.

Zusätzlich waren unsere Mitarbeiter im Büro jeweils zwei Stunden mit der elektronischen Erfassung aller Daten beschäftigt. Dieser Papierkram war nicht nur mir, sondern allen Beteiligten ein Dorn im Auge. Ich wollte eine Lösung, die uns Zeit spart und gleichzeitig qualitativere Berichte liefert", erläutert Christian Steinmetz seine Motive auf elektronische Checklisten umzusteigen.

Wie iCL zum Einsatz kommt

Begehungen nach B 1300

Seit Jänner 2017 ist die intelligente Checkliste von Opti-Q bei B-1300-Begehungen im Einsatz. Mit iCL wurde die sehr umfassende ÖNORM in Form von Fragen und Antworten in einer elektronischen Checkliste abgebildet. Zusätzlich hat ÖRAG weitere Fragen integriert, die im Zuge der Begehung ebenfalls erfasst werden. Ausgestattet mit Tablets wird die Checkliste nun elektronisch abgearbeitet. Fotos werden automatisch in den Bericht integriert. Optional können GPS-Daten aktiviert werden, um jedes Bild eindeutig zuzuordnen.

Die anfängliche Skepsis mancher Mitarbeiter ist schnell großer Begeisterung gewichen. Ohne Einschulungsbedarf können sie bei jeder Begehung sofort mit der elektronischen Erfassung der Antworten starten. Vordefinierte Antworten oder Auswahlmöglichkeiten erleichtern den Umgang mit der Software und sorgen für einheitliche Standards in den Berichten. Der Bericht selbst wird automatisch erstellt, sobald eine Begehung abgeschlossen ist und alle Fragen der Checkliste beantwortet wurden. Der Einsatz von iCL wird bei ÖRAG weiter ausgebaut: „Aktuell verwenden wir iCL auf 10 Tablets, die in Teams weitergereicht werden. Bis Ende des Jahres sollen 70 bis 80 Tablets mit der intelligenten Checkliste von Opti-Q im Einsatz sein."

Wovon ÖRAG profitiert

Höhere Qualität im (fast) papierlosen Büro

Was die Umstellung auf iCL bewirkt hat, ist für Christian Steinmetz glasklar: „Da die Nachbearbeitung im Büro komplett wegfällt, sparen wir bei jeder Begehung sehr viel Zeit. Gleichzeitig ist die Qualität des Protokolls gestiegen, da alle Fotos richtig zugeordnet werden." An der Zusammenarbeit mit Opti-Q begeistert Steinmetz die sehr schnelle Reaktionszeit. „Bei Fragen erhalten wir noch am selben Tag oder am nächsten Werktag eine Antwort. Spätestens nach zwei bis drei Werktagen ist jedes Problem behoben. So können wir zügig weiterarbeiten, das schätze ich sehr. Außerdem geht Opti-Q stark auf unsere Wünsche und Anforderungen ein."

Auch Wohnungsübergabeprotokolle und Wohnungsrückgabeprotokolle sollen in Zukunft elektronisch erfasst werden. So kann der Mieter bereits beim Zeitpunkt der Übergabe und Unterschrift das fertige Protokoll per E-Mail erhalten. Brandschutzbegehungen und Budgetbegehungen sowie das Facility-Management wären weitere Bereiche, in denen elektronische Checklisten zum Einsatz kommen könnten. Der Vision vom papierlosen Büro ist ÖRAG mit der Umstellung auf iCL jedenfalls ein großes Stück nähergekommen.

Über unseren Kunden

ÖRAG

ÖRAG hat sich seit 1871 als idealer Partner für alle Dienstleistungen rund um die Immobilie etabliert. Von professioneller Immobilienvermittlung und kompetenter Liegenschafts- und Hausverwaltung über modernstes Facility-Management bis hin zu kreativen Architektenleistungen und verantwortungsvollem Baumanagement. Perfektes Service steht dabei im Vordergrund. So schafft ÖRAG Mehrwert für Mieter und für Vermieter und sorgt für eine kontinuierliche Wertsteigerung für Investoren und Eigentümer.

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