Wie ein Ministerium technische Inspektionen digitalisiert

Was war die Ausgangssituation?

Jede offizielle Kontrolle wurde unterwegs handschriftlich mit ausgedruckter Checkliste erfasst und erst später im Büro in einem Word-Dokument verschriftlicht. Diese Methode war zeitaufwändig, fehleranfällig und nicht mehr zeitgemäß.

Was hat sich dank iCL verändert?

Mit iCL erfassen wir alle Daten direkt bei den Kontrollen vor Ort. Das komplizierte Hinzufügen von Fotos im Nachhinein entfällt. Bilder werden sofort erfasst und direkt zugeordnet. Ungenauigkeiten und Fehler, die bei einer handschriftlichen Erfassung und späteren Dokumentation im Büro passieren können, entfallen. Mit iCL sparen wir pro Prüfung zwei Stunden Arbeitszeit, die wir für weitere Kontrollen nutzen können.

Die technischen Inspektionen, die von der ALVA im Auftrag des Ministeriums durchgeführt werden, sind komplex. Worauf galt es hier zu achten?

Aktuell ist iCL bei der Überprüfung des Tierschutzes in der Nutztierhaltung im Einsatz. Hier gibt es etwa 50 Prüfpunkte, die im europäischen oder im nationalen Gesetz verankert sind. Jedem Mangel ist ein Code zugeordnet, der auf den passenden Gesetzestext verweist. Insgesamt sind das 300 Codes, die in einer separaten Datenbank liegen, auf die wir mit iCL zugreifen können. Aufgrund der hohen Sicherheitsbestimmungen war es außerdem wichtig, dass alle erfassten Daten auf einem luxemburgischen staatlichen Server liegen.

In Zukunft können auch Risikoanalysen und -bewertungen durchgeführt werden. Welche Rolle spielt hier die elektronische Erfassung?

Sobald wir mit ICL ausreichend Daten erfasst haben, können wir in Zukunft aussagekräftige Statistiken und Risikobewertungen erstellen und unsere Inspektionen an diese neu gewonnenen Erkenntnisse anpassen. Aktuell führen wir bei der Überprüfung des Tierschutzes etwa 125 Kontrollen im Jahr durch. Aufgrund der Zeitersparnis mit iCL werden wir in Zukunft mehr Kontrollen durchführen. Insgesamt führen wir an der ALVA etwa 3.000 bis 4.000 Kontrollen durch. Diese wollen wir nach und nach alle auf eine elektronische Erfassung mit iCL umstellen, sodass insgesamt rund 30 Prüfer:innen mit iCL arbeiten werden.

Was zeichnet die Zusammenarbeit mit dem Opti-Q Team aus?

Die schnelle Reaktionszeit. Sobald ein Problem auftaucht, können wir ein E-Mail schreiben und erhalten umgehend Antwort mit einem passenden Lösungsvorschlag. Das Opti-Q Team ist für uns viel mehr als ein Dienstleister, es ist ein Partner, auf den wir uns verlassen können.

Digitalisierung ist seit 2018 ein Schwerpunkt im Ministerium für Landwirtschaft, Ernährung und Weinbau in Luxemburg. Was war aus Ihrer Sicht entscheidend, dass die Umsetzung in diesem Teilbereich bei der ALVA 2024 so erfolgreich geklappt hat?

Als Qualitätsmanager der ALVA habe ich 2023 die Softwarelösung iCL vorgeschlagen, da ich bei meinem früheren Arbeitgeber sehr gute Erfahrungen mit Opti-Q und iCL gemacht hatte. Die Projekte zur Digitalisierung der amtlichen Kontrollen waren aus unterschiedlichen Gründen nicht sehr weit fortgeschritten. Es fehlte an geeigneter Software, was die Nutzer, die auf mobile Lösungen warteten, skeptisch machte. Als ich mit iCL eine weitere neue Softwarelösung vorschlug, war die Skepsis sehr groß.

Mir war es wichtig zu verstehen, was die Benutzer benötigen. Die unterschiedlichen Sichtweisen einzubinden – die der IT-Abteilung, die von Opti-Q als Support und die Perspektive der Prüfer:innen und des Qualitätsmanagements – das war bestimmt ein großer Erfolgsfaktor in der Umsetzung. Dieser Prozess war zwar zeitaufwändig, aber essenziell, da wir jetzt laufend Zeit einsparen. Die anfängliche Skepsis der Prüfer:innen ist schnell großer Begeisterung gewichen. Nach einer Testphase haben wir mit der Implementierung begonnen und verwenden iCL seit Juni 2024. Ausschlaggebend war für mich die große Flexibilität der Software. iCL ist wie ein kreatives Baukastensystem. Flexibel und modular. Daraus lässt sich fast alles gestalten und die Einbindung bestehender IT-Lösungen ist sehr einfach.

Unser Kunde

Ministerium für Ernährung, Landwirtschaft und Weinbau, Luxemburger Veterinär- und Lebensmittelverwaltung (ALVA)

Die Luxemburger Veterinär- und Lebensmittelverwaltung wurde 2022 gegründet, indem der Großteil der Kontrollorgane der Lebensmittelkette in einer einzigen Behörde zusammengefasst wurde. Mehr unter https://ma.gouvernement.lu/de/administrations/alva.html

Qualitätsoptimierung durch IT Lösungen

Opti-Q

Hier treffen IT-Expertise auf langjährige Erfahrung aus dem Qualitätsmanagement. Das macht innovative Produktentwicklung möglich und kommt uns in der Beratung zugute. iCL ist ein standardisiertes Softwaretool zur Erstellung komplexer Prüflisten und unterstützt Sie bei der Integration von IT-Lösungen im Qualitätswesen.

Sie wollen mit iCL Zeit und Kosten sparen? Dann Freuen wir uns auf Ihre Kontaktaufnahme.