Eine Softwarelösung kann noch so gut sein, wenn sie von den Anwender:innen oder dem Management nicht akzeptiert wird, wird das volle Potenzial der Lösung nicht ausgeschöpft.

Häufig werden die Anwender:innen zu wenig involviert und die neue Lösung wird daraufhin nicht oder nur falsch verwendet. Das kann an mangelndem Wissen über die Anwendung der Software liegen oder an der fehlenden Akzeptanz der vorgeschriebenen neuen Software. Die Sicht der zukünftigen Anwender: innen ist essenziell und liefert wertvolle Inputs bei der Softwareauswahl und -implementierung. Die Herausforderungen stecken oft im Detail und diese Details kennen meist nur die Mitarbeiter:innen, die mit der Software arbeiten.

Genauso wichtig ist es, die gesamte Führungsebene des Unternehmens beim Ausrollen von IT-Projekten zu involvieren. Fühlt sich eine Vorgesetzte bzw. ein Vorgesetzter übergangen, weil sie oder er bei der Planung und Implementierung nicht einbezogen wurde, so wird das Projekt in aller Regel kritisch betrachtet und unbewusst nach Gründen gesucht, um das Projekt schlecht dastehen zu lassen. Die strategische Sichtweise der Führungsebene beleuchtet außerdem andere Aspekte und Anwendungsmöglichkeiten der Softwarelösung.

Externe Anforderungen

Jedes Unternehmen hat individuelle Anforderungen an eine Softwarelösung und kontrolliert im Falle des Brandschutzes verschiedene Objekte mit einer Vielzahl unterschiedlicher Anlagen. Dies führt zu unterschiedlichen Anforderungen an die verwendete Softwarelösung.

Eine rein planbasierte Software kann z. B. nur verwendet werden, wenn ein aktueller Objektplan des Gebäudes vorliegt. Das limitiert den Tätigkeitsbereich der Brandschutzbeauftragten auf Objekte, zu denen Pläne vorhanden sind.

Nicht mit jeder Softwarelösung kann jede Art von Objekt oder Begehung durchgeführt werden. Deshalb ist es wichtig, sich vorab mit möglichen Limitierungen der Lösung zu befassen.

Fertige Standardlösungen sind meist schneller einsatzfähig und kostengünstiger als Individuallösungen. Softwarefirmen, die neben Standardlösungen auch Individuallösungen anbieten, können auf alle Bedürfnisse eingehen und nach Wunsch Erweiterungen hinzufügen und die Software an spezifische Anforderungen anpassen.

Das Erfolgsrezept

Versuchen Sie nicht, eine Software zu finden, die alles abdeckt. In vielen Fällen haben Softwarelösungen einen Bereich, der sehr stark ist, und andere Bereiche, die in Folge hinzugefügt wurden. Meist sind gerade diese Teile weniger detailliert ausgearbeitet.

Konzentrieren Sie sich zuerst auf den unmittelbaren Arbeitsbereich, den Sie digitalisieren wollen. Behalten Sie weitere Anwendungen oder Schnittstellen im Auge, aber erliegen Sie nicht der Versuchung, eine Wunderlösung zu planen, die alles auf Knopfdruck kann. Im Regelfall gibt es diese Lösung nicht.

Informieren Sie Ihr Team über den Plan, eine Software zu implementieren, und geben Sie allen Mitarbeitenden die Chance, Inputs zu geben. Im Idealfall können alle Parteien die Software testen und ihre Erfahrungen und Sichtweisen miteinfließen lassen.

Rechnen Sie zu Beginn der Implementierung mit zusätzlichem Aufwand für Konfiguration des Systems, Einschulung der Mitarbeiter:innen und Anpassungen sowohl bei der Software als auch bei den internen Arbeitsprozessen. Im besten Fall können Sie eine/n Mitarbeiter:in nur für die Einführung des Systems bereitstellen. Gerade am Anfang ist es notwendig, die Einführung über mehrere Monate hinweg zu begleiten und ständig zu optimieren. Je mehr Zeit Sie zu Beginn investieren, desto mehr profitieren Sie letztendlich von der Lösung.

Folgende Punkte sollte Ihre Brandschutzlösung beinhalten:

• 100 % Offline-Fähigkeit
• Aktive Mängelerstellung und -verfolgung
• Aktualisierte und objektbasierte Prüfhinweise unter Rücksichtnahme der letzten Prüfung und des Prüfintervalls
• Möglichkeit, Fotos zu speichern, zu markieren und einzelnen Mängeln zuzuordnen
• Eingabe von Ereignissen
• Einfache Anpassungsmöglichkeit der Prüfpunkte, Gewerke, Prüfintervalle
• Adaptierungsmöglichkeiten von Berichtsvorlagen
• Schnittstellen zu Stammdatenprogrammen
• Exportmöglichkeiten eingegebener und erhobener Stammdaten
• Einfaches Planungstool, um Begehungen im Voraus zu planen
• Einfacher und rascher Überblick über alle Begehungen und Mängel
• Ausdruck eines objektbezogenen Brandschutzbuches